5 astuces pour créer des systèmes de gestion efficace

Un système d’entreprise, ou procédure opérationnelle standard, est un guide qui décrit les étapes exactes à suivre pour mener à bien une tâche. Les membres expérimentés de l’équipe savent déjà comment effectuer les tâches et pensent que les systèmes de gestion documentés ne sont pas nécessaires , mais lorsque les nouveaux employés sont embauchés, la documentation des systèmes de gestion les aidera à mener à bien leur tâche et à acquérir les compétences nécessaires. L’enregistrement de tes systèmes peut être décourageant, mais le respect de certaines consignes de base peut t’aider à réussir. Voici cinq conseils pour créer des systèmes de gestion efficaces.

1. Sois l’experte

Cela aide si tu es intimement familiarisé avec la tâche que tu documentes. Ton expérience personnelle peut aider à compléter le travail, mais ne sois pas convaincu que ta méthode est la meilleur. Parles avec ton personnel et prends des notes.

 2. Fais-le clairement et de façon concise

Lorsque tu écris les étapes d’une procédure, tu veux être sûr d’utiliser un langage simple et direct. Les systèmes de ton entreprise doivent être compréhensibles pour quiconque possède une connaissance de base et pratique du secteur.

3.Rappelles-toi des détails

Tu souhaites que quiconque lisant ces documents puisse effectuer la tâche sans avoir à poser de questions. Veilles à inclure des indications utiles sur les étapes à suivre. Celles-ci pourraient comprendre des emplacements spécifiques de documents ou de matériels nécessaires. Envisages de créer des étiquettes auxquelles tu peux te reporter dans la documentation du système. 

4.Procédures liées aux liens

Dans la mesure du possible, il faut référencer les procédures associées. La plupart des systèmes d’entreprise exigent des utilisateurs qu’ils effectuent plusieurs tâches associées pour pouvoir atteindre leurs objectifs. Par exemple, un processus d’utilisation de la fonction “Aperçu” avant impression dans ton logiciel doit être lié aux procédures de la fonction Imprimer.

5.Combine des petites étapes

Habituellement, lors de la documentation des systèmes d’entreprise, il est préférable d’écrire une seule instruction par étape numérotée. Toutefois, tu peux souvent combiner de petites étapes pour éviter que le document ne devienne trop long. Par exemple, « clique sur le bouton d’enregistrement » et « ferme l’application », peuvent être combinés en une seule étape, « clique sur le bouton d’enregistrement et ferme l’application ». Tu peux combiner plusieurs étapes lorsque les concepts sont simples.

 Des systèmes de gestion bien écrits et des procédures d’exploitation standard doivent laisser les utilisateurs se sentir à l’aise avec l’expérience et avoir confiance en leur capacité de mener à bien leur tâche sans avoir à poser de questions.

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